Sofort statt Monate später
Der Hinweis kommt beim Erfassen, nicht beim Blick auf die Jahreszahlen.
- Respond
- Abonnement
- Verkauf
Nicht abgerechnete Abonnements in Business Central verhindern
Bei einem Abo-Artikel steckt der Umsatz im Abonnement, nicht in der Belegzeile. Fehlt das Abonnementpaket, buchst Du im schlimmsten Fall einen Auftrag, der gar keinen Erlös erzeugt. AutoFlow meldet fehlende Abonnementpakete beim Erfassen, prüft bei der Freigabe jede Zeile und findet Abonnements, die nach der Auslieferung ohne Vertrag geblieben sind.
Das Problem
Warum ein Abo-Artikel in Business Central ohne Abonnement durchläuft
Business Central legt Abonnementzeilen nur dann automatisch an, wenn das Abonnementpaket am Artikel als Standard gekennzeichnet ist. Bei optionalen Paketen öffnet sich beim Erfassen ein Dialog, den man mit Escape wieder schließen kann. Ist am Artikel gar kein Paket hinterlegt, passiert ohnehin nichts.
In allen drei Fällen entsteht ein Auftrag, der korrekt aussieht und sich buchen lässt. Erst Monate später, beim Blick auf die wiederkehrenden Erlöse, fehlt die Position, und dann steht die Frage im Raum, ob Du rückwirkend für ein Jahr fakturierst.
Was das kostet
Was fehlende Abonnementzeilen Dich kosten
Ein reiner Abo-Artikel bucht ohne Paket überhaupt keinen Umsatz
Bei einem reinen Abonnement-Artikel steckt der Erlös im Abonnement und nicht im Verkaufspreis der Belegzeile. Fehlt das Abonnementpaket, entsteht weder eine Abonnementzeile noch ein einmaliger Erlös. Der Beleg lässt sich trotzdem buchen, die Rechnung geht raus, und in den Büchern steht für diese Position nichts.
Was das kostet: bei 80 Euro monatlich und drei Jahren Laufzeit rund 2.900 Euro je Fall. Fünf Fälle im Jahr ergeben rund 14.000 Euro aus einem einzigen Jahrgang.
Das Abonnement existiert, wird aber nie in Rechnung gestellt
Auch wenn die Abonnementzeilen entstehen, passiert ohne Zuordnung zu einem Vertrag nichts. Die Abrechnung läuft über den Vertrag, und ein Abonnement ohne Vertrag steht im System, ohne jemals in einem Rechnungslauf aufzutauchen. Auffällig ist daran nichts, weil kein Fehler entsteht und keine Meldung erscheint.
Was das kostet: dieselbe Größenordnung, mit dem Unterschied, dass die Leistung bereits erbracht wird.
Rückwirkend abrechnen kostet Dich das Gespräch
Fällt der Fehler nach zwölf Monaten auf, hast Du zwei schlechte Möglichkeiten: rückwirkend fakturieren und den Kunden verärgern, oder darauf verzichten und den Umsatz abschreiben. In beiden Fällen stimmen Deine Abgrenzungen und Deine Umsatzrealisierung für den vergangenen Zeitraum nicht.
Die Lösung
So stellst Du sicher, dass jeder Abo-Artikel auch ein Abonnement erzeugt
AutoFlow setzt an drei Stellen an, und keine davon blockiert Dich. Beim Einfügen eines Abo-Artikels meldet AutoFlow sofort, wenn am Artikel gar kein Abonnementpaket hinterlegt ist. Bei der Freigabe des Belegs wird jede Zeile geprüft, und für jede Abo-Zeile ohne Abonnementzeile bekommst Du eine eigene Benachrichtigung.
Es bleibt bewusst bei Hinweisen, weil es gute Gründe gibt, einen Abo-Artikel einmalig zu verkaufen, etwa als Ersatzlieferung oder aus Kulanz. Der dritte Ablauf läuft im Hintergrund und meldet Abonnements, deren Zeilen keinem Vertrag zugeordnet sind, bevor der erste Abrechnungstermin verstreicht.
So läuft es ab
-
Hinweis beim Einfügen
Kommt ein Abo-Artikel in eine Belegzeile, an dem gar kein Abonnementpaket hinterlegt ist, meldet AutoFlow das sofort. Der Fehler wird dort sichtbar, wo er entsteht.
-
Prüfung bei der Freigabe
Beim Freigeben durchsucht AutoFlow den Beleg nach Abo-Artikeln und prüft je Zeile, ob eine Abonnementzeile vorhanden ist. Für jede betroffene Zeile kommt eine eigene Benachrichtigung.
-
Abonnements ohne Vertrag melden
Ein regelmäßiger Lauf findet Abonnements, deren Zeilen keinem Vertrag zugeordnet sind, und meldet sie mit Kunde, Artikel und Startdatum.
Prüfung je Belegzeile
Bei der Freigabe bekommst Du für jede betroffene Zeile eine eigene Meldung, nicht eine Sammelwarnung.
Kein Rauschen aus dem Altbestand
Gemeldet wird nur, was Du gerade verkaufst. Karteileichen im Artikelstamm bleiben still.
Abonnements ohne Vertrag sichtbar
Der regelmäßige Lauf findet, was im System steht und nie abgerechnet wird.
Hinweis statt Blockade
Du wirst informiert, aber nicht aufgehalten. Der Einmalverkauf bleibt möglich.
Ohne Entwickler
Grafisch konfiguriert, kein AL, keine Extension, kein Deployment.
Der Aufbau
Konfiguriert, nicht programmiert
Drei kleine Abläufe, gebaut aus fertigen Bausteinen: Auslöser, Bedingung, Meldung. Kein AL-Code, keine Extension – und deshalb an einem Tag eingerichtet statt in einem Projekt.
Fehlende Abonnementzeilen im Verkaufsbeleg melden
Geht beim Erfassen jede Zeile eines Verkaufsbelegs durch und meldet die, bei denen die Abonnementzeile fehlt.
Vorlage ansehenAbonnementartikel ohne Abonnementpaket melden
Meldet Artikel, die als Verkauf mit Abonnement markiert sind, aber kein Abonnementpaket haben. Der Fall aus dem Screenshot oben.
Vorlage ansehenNicht zugeordnete Abonnements auflisten
Sucht Abonnements, die nie einem Vertrag zugeordnet wurden, und schickt sie als Liste per Mail.
Vorlage ansehenHäufige Fragen
Passiert das wirklich, oder ist das ein konstruierter Fall?
Es passiert genau dann, wenn jemand schnell arbeitet. Der Zuweisungsdialog für optionale Abonnementpakete öffnet sich mitten in der Erfassung und lässt sich wegklicken wie jeder andere Dialog. Danach sieht der Auftrag völlig normal aus.
Woher weiß der Ablauf, welche Artikel abonnementfähig sind?
Aus dem entsprechenden Feld am Artikel. Business Central kennzeichnet Abo-Artikel bereits selbst, es braucht also keine zusätzliche Klassifizierung und keine Pflege einer eigenen Kategorie.
Warum prüft Ihr nicht regelmäßig den ganzen Artikelstamm?
Weil dabei jede Karteileiche mitkäme. Ein alter Abo-Artikel ohne Paket, den seit zwei Jahren niemand verkauft, stört niemanden. Meldet man ihn wöchentlich mit, gehen die Fälle unter, bei denen es gerade um Geld geht. Deshalb wird nur geprüft, was tatsächlich in einem Beleg landet.
Kann ich einen Abo-Artikel trotzdem einmalig verkaufen?
Ja, deshalb bleibt es beim Hinweis. Ersatzlieferungen, Kulanzfälle und Nachlieferungen sollen ohne Abonnement laufen können. Blockiert wird an keiner Stelle.
Kann Business Central das nicht selbst?
Standardpakete zieht Business Central automatisch, das funktioniert. Für optionale Pakete und für Abonnements ohne Vertragszuordnung gibt es keine Prüfung, und beides erzeugt keine Fehlermeldung.
Wir arbeiten mit einer anderen Abo-Lösung. Passt das trotzdem?
Der Ablauf beschreibt die Abonnementabrechnung im Business-Central-Standard. Das Muster funktioniert mit anderen Lösungen genauso, geprüft werden dann deren Felder statt der Standardfelder.
Brauche ich dafür einen Entwickler?
Nein. Gebaut wird grafisch mit fertigen Bausteinen, kein AL, keine Extension, kein Deployment. Wer in Business Central zu Hause ist und den Ablauf fachlich beschreiben kann, baut ihn. Für den ersten Flow sitzen wir auf Wunsch dabei.
Was passiert bei einem Business-Central-Update?
Nichts. Die Logik liegt nicht als Objekterweiterung im BC-Kern, sondern als Konfiguration daneben. Es gibt nichts, was beim Update neu kompiliert werden müsste.
Selbst ausprobieren
Mit AutoFlow anfangen kostet nichts
In der Sandbox kannst Du unbegrenzt bauen und testen, so lange Du willst. Und im Produktivmandanten bleiben zwei aktive Flows dauerhaft kostenlos – kein Testzeitraum, der abläuft.
- Unbegrenzt testen in der Sandbox
- 2 aktive Flows dauerhaft kostenlos
- Keine Kreditkarte nötig