XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung ist das XML-Format nach EN 16931-1, das öffentliche Auftraggeber verlangen. ZUGFeRD legt dieselben Daten als XML in ein archivierbares PDF/A – ein Beleg, den ein Mensch lesen und eine Maschine verarbeiten kann.
- Dispatch
- E-Rechnung
- Belegausgang
AutoFlow Dispatch
Jeder Empfänger will es anders. Der eine besteht auf XRechnung, der nächste auf ZUGFeRD, der dritte lädt in ein Portal, und einer bekommt weiter Papier. Dispatch macht daraus einen Ablauf statt fünf.
Die Lage
Die Rechnung ist fertig. Der Versand ist das Problem
Mit der E-Rechnungspflicht ist aus einer Formsache eine Anforderungsliste geworden. Öffentliche Auftraggeber nehmen XRechnung, viele Konzerne bestehen auf ihrem EDI-Verfahren, im europäischen Geschäft kommt PEPPOL dazu, und ein Teil der Kundschaft will die Rechnung weiterhin im Briefkasten.
Der übliche Ausweg sind Insellösungen: ein Tool für XRechnung, ein Portal-Login für den einen Großkunden, ein Drucker für den Rest – und niemand kann sagen, ob eine bestimmte Rechnung angekommen ist.
Wie es läuft
Ein Ablauf, so viele Formate und Kanäle wie nötig
Das Format hängt am Empfänger, nicht am Menschen
Am Beleg steht, in welchem Format und an welches Ziel er geht. Der Ablauf erzeugt daraus die Datei, übergibt sie an den Kanal und schreibt zurück, was passiert ist – bis hin zur letzten Rückmeldung der Gegenstelle. Wer wissen will, ob Rechnung 103215 raus ist, sieht es am Beleg.
Mail, PDF und Anhänge kommen aus einer Vorlage
Betreff, Mailtext, Dateiname und Briefpapier stehen als Vorlage je Belegart und Sprache. Platzhalter ziehen ihre Werte direkt aus den Feldern des Belegs – Buchungsdatum, Debitor, Belegnummer, Referenz –, sodass die Mail zum Beleg passt, ohne dass jemand sie schreibt.
Nicht nur Rechnungen
Gutschriften, Mahnungen, Angebote, Gelangensbestätigungen: jede Belegart bekommt ihre eigene Vorlage und ihren eigenen Weg nach draußen. Der Ablauf dahinter bleibt derselbe, was der Grund ist, warum der zweite Belegtyp deutlich billiger ist als der erste.
Voraussetzungen
Was auf Deiner Seite da sein muss
- Dynamics, zurück bis NAV 2013 R2 Business Central in der Cloud und On-Premises, dazu ältere Versionen bis hinunter zu NAV 2013 R2. Der Versand selbst läuft in einer Web-Anwendung, deshalb reicht er weiter zurück als AutoFlow selbst. Wer beim Versand unter Zeitdruck steht, muss dafür nicht erst das ERP wechseln.
- Eine Entscheidung je Empfängergruppe Wer bekommt was, in welchem Format, über welchen Kanal. Das ist die eigentliche Einführungsarbeit – und die Diskussion, die mit der E-Rechnungspflicht ohnehin ansteht.
- Für einzelne Kanäle ein Konto beim Anbieter PEPPOL, IncaMail oder der Lettershop-Versand laufen über den jeweiligen Dienst. Sprich uns an, welche Kanäle Du brauchst – der Ablauf in Business Central bleibt derselbe.
Formate und Kanäle
Was der Empfänger verlangt, geht raus
PEPPOL, openTRANS und EDI
PEPPOL ist das europäische Versandnetz, in dem sich Unternehmen und Behörden über ihre Peppol-ID identifizieren. openTRANS ist das offene XML-Schema des Fraunhofer IAO. Für alles Weitere gibt es die EDI-Anbindung.
E-Mail, De-Mail, IncaMail
Vom einfachen Mailversand bis zur nachweisbaren, verschlüsselten Zustellung – je nachdem, wie viel Nachweis der Vorgang braucht.
Qualifizierte Signatur
Wo Echtheit und Unveränderbarkeit nachweisbar sein müssen, wird der Beleg qualifiziert elektronisch signiert.
Und weiterhin Papier
Kunden, die eine gedruckte Rechnung wollen, werden über den Lettershop-Partner bedient – aus demselben Ablauf, ohne zweites System.
Häufige Fragen
Läuft das auch auf einer älteren Dynamics-Version?
Ja, zurück bis NAV 2013 R2. Der Versand selbst läuft in einer Web-Anwendung außerhalb von Dynamics. Von dort kommen nur der Anstoß, die Stammdaten und die Versandprofile, und auf älteren Versionen übernimmt das eine eigene App. Die E-Rechnungspflicht trifft auch Häuser mitten im Tagesgeschäft, und der Versand lässt sich nicht auf das nächste Upgrade verschieben.
Was wird aus mseDoc365?
Dispatch ist der Nachfolger des Belegversands aus eBeleg und mseDoc365, gebaut auf AutoFlow. Wer mseDoc365 heute einsetzt, verliert nichts – sprich uns auf den Umstieg an.
Und der Belegeingang?
Der gehört zu AutoFlow Receive. Dispatch ist die Ausgangsseite: alles, was Dein Haus verlässt. Beide setzen auf derselben Plattform auf und lassen sich zusammen betreiben.
Müssen wir uns auf ein Format festlegen?
Nein, und genau darum geht es. Das Format hängt am Empfänger und nicht am Ablauf. Ein Kunde bekommt XRechnung, der nächste ZUGFeRD, der dritte Papier – aus demselben gebuchten Beleg.
Sehen wir, ob eine Rechnung angekommen ist?
Der Versandstatus und die letzte Rückmeldung der Gegenstelle stehen am Beleg, nicht in einem Log, das jemand aufmachen muss. Ein fehlgeschlagener Versand ist damit sichtbar, statt drei Wochen später aufzufallen.
Was ist mit Empfängern, die etwas ganz Eigenes verlangen?
Über die EDI-Anbindung und den Versandpartner sind auch Direktanbindungen an die ERP-Systeme der Empfänger abgedeckt. Sag uns, was verlangt wird.
Aus zwanzig Jahren Belegversand
Sag uns, was Deine Empfänger verlangen
XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL, EDI oder Papier: Wir richten diesen Versand seit zwanzig Jahren ein. Nenn uns Deine Empfänger und Deine Belegarten, und wir zeigen Dir, wie Dein Rechnungsausgang danach aussieht.
- Zwanzig Jahre Erfahrung im Belegversand
- Läuft auch auf Dynamics NAV ab 2013 R2
- Eigene App, eigener Preis. Konditionen im Gespräch