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Du siehst fehlende Angaben, solange das Ergänzen noch trivial ist.
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Unvollständige Artikelstammdaten in Business Central verhindern
Du legst einen Artikel an, weil ein Kunde am Telefon wartet, und ergänzt den Rest später. Bis dahin läuft der Artikel schon durch Angebot, Auftrag und Rechnung. AutoFlow prüft die Artikelstammdaten beim Erfassen, weist Dich sofort auf fehlende Angaben hin und lässt den Beleg erst durch, wenn sie vollständig sind.
Das Problem
Warum Business Central einen unvollständigen Artikel ohne Warnung verkaufen lässt
Business Central erzwingt beim Buchen genau die Angaben, ohne die es rechnerisch nicht weitergeht, also vor allem die Buchungsgruppen. Alles andere bleibt freiwillig: Artikelverfolgungscode, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Gewicht, Artikelkategorie.
In der Praxis entstehen neue Artikel unter Zeitdruck, und die restlichen Angaben verschiebst Du auf später. Der Artikel wandert trotzdem sofort in Angebote, Aufträge und Rechnungen. Auffallen tun die fehlenden Angaben erst am Monatsende bei der Intrastat-Meldung, auf der Frachtabrechnung oder in dem Moment, in dem Du eine Charge zurückverfolgen musst und feststellst, dass nie eine erfasst wurde.
Was das kostet
Was unvollständige Artikelstammdaten Dich kosten
Ohne Artikelverfolgungscode gibt es keine Rückverfolgbarkeit, auch nicht rückwirkend
Fehlt der Artikelverfolgungscode, wird der Artikel ohne Chargen- oder Seriennummer aus- und eingelagert. Sobald der erste Posten gebucht ist, lässt sich die Verfolgung nicht mehr ohne Weiteres nachrüsten, und für alles, was bis dahin bewegt wurde, existiert keine Zuordnung. Musst Du später eine fehlerhafte Lieferung eingrenzen, betrifft die Rückrufaktion den gesamten Zeitraum statt einer einzelnen Charge.
Was das kostet: ein Vielfaches des eingegrenzten Falls. Den Umfang bestimmt dann nicht mehr der Fehler, sondern der Zeitraum, in dem er unentdeckt blieb – zurückgerufen wird jede Lieferung daraus statt der einen betroffenen Charge.
Ohne Zolltarifnummer scheitert die Intrastat-Meldung, und zwar am Monatsende
Business Central prüft die Zolltarifnummer erst, wenn Du die Intrastat-Meldung erzeugst. Dann meldet das System für jeden betroffenen Artikel, dass die Angabe fehlt, und Du recherchierst Zolltarifnummer und Ursprungsland nachträglich für Ware, die längst beim Kunden ist. Eine Prüfung beim Buchen gibt es im Standard nicht, und Microsoft hat einen entsprechenden Vorschlag abgelehnt.
Was das kostet: bei zwölf Meldungen im Jahr und zwei Stunden Nacharbeit je Meldung rund 1.400 Euro, nur für das Nachtragen.
Ohne Gewicht und Maße stimmt die Frachtabrechnung nie
Fehlen Gewicht und Abmessungen, kalkuliert Dein System anders als Dein Versanddienstleister abrechnet. Die Differenz je Sendung ist klein genug, dass sie selten reklamiert wird, und groß genug, dass sie sich über ein Jahr summiert.
Was das kostet: bei 1.500 Sendungen und 80 Cent durchschnittlicher Abweichung rund 1.200 Euro im Jahr.
Die Lösung
So prüfst Du Artikelstammdaten direkt im Verkaufsbeleg
AutoFlow prüft den Artikel in dem Moment, in dem Du ihn in eine Belegzeile setzt. Fehlt eine der Angaben, die Du als verbindlich festgelegt hast, bekommst Du einen Hinweis direkt im Beleg, mit Sprung auf die Artikelkarte. Wenn Du den Hinweis wegklickst, kommst Du trotzdem nicht weiter: Bei Freigabe und Buchung läuft dieselbe Prüfung noch einmal, diesmal als Fehlermeldung mit einer Auflistung der fehlenden Felder.
Welche Angaben Pflicht sind, entscheidest Du selbst, und Du kannst es je Artikelkategorie unterschiedlich festlegen. Eine Handelsware braucht andere Angaben als eine Dienstleistung.
So läuft es ab
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Pflichtfelder festlegen
Du bestimmst, welche Angaben ein Artikel haben muss, bevor er verkauft werden darf. Bei Bedarf unterschiedlich je Artikelkategorie.
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Hinweis beim Erfassen
Sobald der Artikel in eine Belegzeile kommt, prüft AutoFlow im Hintergrund und meldet fehlende Angaben im Beleg. Deine Erfassung wird dabei nicht unterbrochen.
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Fehler bei Freigabe
Bei Freigabe und Buchung läuft dieselbe Prüfung erneut. Sind die Angaben immer noch nicht da, bekommst Du eine Fehlermeldung mit der konkreten Liste.
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Altbestand aufräumen
Ein wöchentlicher Lauf meldet Dir alle unvollständigen Artikel im Bestand, damit Du die Altlasten am Stück abarbeitest statt einzeln im Tagesgeschäft.
Erfassung bleibt flüssig
Beim Tippen bekommst Du nur einen Hinweis. Blockiert wird erst bei Freigabe und Buchung.
Regeln je Artikelkategorie
Handelsware, Dienstleistung und Ersatzteil brauchen unterschiedliche Angaben.
Direkt zur Artikelkarte
Die Meldung nennt die fehlenden Felder und verlinkt dorthin, wo Du sie einträgst.
Altbestand im Blick
Der Sammellauf zeigt Dir, welche Artikel im Bestand noch unvollständig sind.
Ohne Entwickler
Grafisch konfiguriert, kein AL, keine Extension, kein Deployment.
Updatesicher
Die Logik liegt als Konfiguration neben Business Central, nicht als Objekterweiterung im Kern.
Der Aufbau
Konfiguriert, nicht programmiert
Auslöser, Bedingung, Meldung: mehr ist die Prüfung nicht. Kein AL-Code, keine Extension, und genau deshalb steht sie an einem Vormittag.
Fehlendes Gewicht bei Artikeln melden
Sobald ein Artikel ohne Pflichtangabe in eine Belegzeile kommt, steht der Hinweis im Verkaufsbeleg. Der Fall aus dem Screenshot oben.
Vorlage ansehenFehlendes Artikelgewicht im Verkaufsbeleg melden
Derselbe Test bei der Freigabe, über alle Zeilen des Verkaufsbelegs. Fehlt dann immer noch eine Pflichtangabe, kommt der Beleg nicht durch.
Vorlage ansehenArtikel ohne Gewicht auflisten
Der Sammellauf über den Bestand: findet die unvollständigen Artikel und schickt sie als Liste, damit der Altbestand am Stück abgearbeitet wird.
Vorlage ansehenHäufige Fragen
Welche Felder soll ich als Pflicht setzen?
Weniger, als Du denkst. Sinnvoll sind die Angaben, die nachträglich teuer oder gar nicht mehr zu korrigieren sind: Artikelverfolgungscode, Zolltarifnummer und Ursprungsland, Gewicht. Wer gleich fünfzehn Felder erzwingt, hat nach einer Woche ein Team, das die Meldung wegklickt, ohne sie zu lesen.
Kann Business Central das nicht selbst?
Für die Buchungsgruppen ja, ohne die kommst Du ohnehin nicht durch die Buchung. Bei der Zolltarifnummer prüft der Standard erst, wenn Du die Intrastat-Meldung erzeugst, also lange nach dem Buchen. Eine Prüfung beim Buchen wurde bei Microsoft vorgeschlagen und mit dem Hinweis beantwortet, dass sie nicht auf der Roadmap steht. Für den Artikelverfolgungscode gibt es überhaupt keine Prüfung.
Blockiert mich das dann bei jedem zweiten Beleg?
Am Anfang ja, und der Teil ist unangenehm. Die Prüfung findet alle Artikel, bei denen schon vorher Angaben fehlten und es keinem aufgefallen ist. Deshalb der Sammellauf: erst den Bestand aufräumen, dann scharf schalten.
Was ist mit Artikeln, die ich nur einmal verkaufe?
Für die gilt dieselbe Regel, und zwar mit Absicht. Einmalartikel werden am schnellsten angelegt und sind die häufigste Fehlerquelle. Wenn Du sie ausnehmen willst, steuerst Du das über die Artikelkategorie.
Brauche ich dafür einen Entwickler?
Nein. Gebaut wird grafisch mit fertigen Bausteinen, kein AL, keine Extension, kein Deployment. Wer in Business Central zu Hause ist und den Ablauf fachlich beschreiben kann, baut ihn. Für den ersten Flow sitzen wir auf Wunsch dabei.
Was passiert bei einem Business-Central-Update?
Nichts. Die Logik liegt nicht als Objekterweiterung im BC-Kern, sondern als Konfiguration daneben. Es gibt nichts, was beim Update neu kompiliert werden müsste.
Kann ich erst nur warnen, bevor ich blockiere?
Ja, und wir empfehlen es. Lass die Prüfung ein paar Wochen lang nur melden. Danach weißt Du, wie oft sie greift und ob Deine Regeln passen, bevor jemand vor einer Fehlermeldung sitzt.
Gilt das auch im Einkauf?
Der Ablauf funktioniert dort genauso, mit anderen Pflichtfeldern. Im Einkauf ist allerdings ein anderer Fall häufiger, nämlich der Preis, der von Deiner letzten Bestellung abweicht.
Selbst ausprobieren
Mit AutoFlow anfangen kostet nichts
In der Sandbox kannst Du unbegrenzt bauen und testen, so lange Du willst. Und im Produktivmandanten bleiben zwei aktive Flows dauerhaft kostenlos – kein Testzeitraum, der abläuft.
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- 2 aktive Flows dauerhaft kostenlos
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