Datei in SharePoint hochladen
Lädt eine Datei in eine SharePoint-Site und gibt die URL zurück. Du gibst Site, Dokument und Zielordner an, den Rest übernimmt der Subflow.
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- Dokumente
- Microsoft 365
- Über HTTP
SharePoint mit Business Central verbinden
Die Belege liegen ohnehin schon in SharePoint – nur legt sie heute jemand von Hand dorthin. AutoFlow übernimmt den Weg vom gebuchten Beleg bis in den richtigen Ordner.
Die Verbindung
Was AutoFlow mit SharePoint macht
SharePoint ist in den meisten Häusern längst da – als Ablage, als Kundenordner, als das Laufwerk, das alle benutzen. Was fehlt, ist der Weg dorthin: Belege entstehen in Business Central und landen in SharePoint, weil jemand sie exportiert, umbenennt und hochlädt.
AutoFlow macht aus diesem Weg einen Ablauf. Der Beleg wird gebucht, das PDF entsteht, die Datei liegt im richtigen Ordner, und am Beleg steht der Link dorthin. Gebaut wird das im Editor, nicht im Code.
Was geht
Was AutoFlow und SharePoint austauschen
Die SharePoint-Schnittstelle in Microsoft Graph ist sehr umfangreich: Alles, was dort möglich ist, lässt sich auch in AutoFlow umsetzen. Die häufigsten Anwendungsfälle findest Du hier.
Aus Business Central heraus
- Ein gebuchtes Dokument als PDF erzeugen und als Datei ablegen
- Den Zielordner aus Belegdaten bilden, etwa nach Debitor, Jahr und Belegart
- Fehlende Ordner im Ablauf anlegen, statt am fehlenden Pfad abzubrechen
- Den Link auf die abgelegte Datei zurück an den Beleg schreiben
- Spaltenwerte an der Datei setzen, damit die Bibliothek filterbar bleibt
- Abgelegte Dateien wieder herausholen und im nächsten Schritt weiterverwenden
Nach Business Central hinein
- Ein geplanter Ablauf sieht in einer Bibliothek nach und verarbeitet, was dort liegt
- Dateien und ihre Spaltenwerte auslesen und nach Business Central übernehmen
- Auf abgelegte Dokumente reagieren, etwa auf eine unterschriebene Auftragsbestätigung
Per Subflow angebunden
Fertige Subflow-Vorlagen liegen in der Galerie: übernehmen, Zugangsdaten eintragen, und der Subflow steht als Schritt in Deinen Abläufen bereit. Du kannst heute damit anfangen.
Voraussetzungen
Was auf Deiner Seite da sein muss
- Microsoft 365 mit SharePoint Online Die Anbindung läuft über die Microsoft-Graph-Schnittstelle. Für SharePoint Server im eigenen Haus gilt ein anderer Weg – sprich uns an.
- Eine App-Registrierung mit Schreibrechten Einmalig in Entra ID angelegt, mit Zugriff auf die Bibliothek, in die abgelegt werden soll. Nicht auf den ganzen Tenant.
- Eine entschiedene Ordnerstruktur Der Ablauf legt ab, wo Du es sagst. Die Regel dafür festzulegen ist die eigentliche Arbeit – und die Diskussion, die ohnehin ansteht.
Der Aufbau
Vorlage zum Übernehmen
Der Subflow liegt fertig in der Galerie. Du übernimmst ihn, trägst Deine Bibliothek ein und hast die Verbindung stehen.
Damit gebaut
Abläufe, die auf dieser Verbindung aufsetzen
Rechnungen automatisch in SharePoint ablegen
Beim Buchen einer Verkaufsrechnung erzeugt AutoFlow das PDF, legt es im richtigen SharePoint-Ordner ab und schreibt den Link zurück an den Beleg.
Anwendungsfall lesenHäufige Fragen
Brauche ich dafür eigene Schritte im Editor?
Nein. Die Verbindung läuft über HTTP-Aufrufe in einem Subflow, und den Subflow gibt es fertig. Du baust ihn einmal ein und rufst ihn aus jedem Ablauf auf, der etwas ablegen soll.
Was passiert, wenn der Ordner noch nicht existiert?
Er wird angelegt. Ein Ablauf, der an einem fehlenden Pfad abbricht, ist im ersten Monat nach der Einführung nutzlos – und danach genauso.
Geht das auch mit einem anderen Dokumentenspeicher?
Ja. Der Ablauf ist derselbe, nur der Aufruf am Ende zeigt woandershin. Azure Blob Storage, ein anderes DMS oder ein Netzlaufwerk mit Schnittstelle funktionieren nach demselben Muster.
Was passiert bei einem Business-Central-Update?
Nichts. Die Logik liegt nicht als Objekterweiterung im BC-Kern, sondern als Konfiguration daneben. Es gibt nichts, was beim Update neu kompiliert werden müsste.
Selbst ausprobieren
Mit AutoFlow anfangen kostet nichts
In der Sandbox kannst Du unbegrenzt bauen und testen, so lange Du willst. Und im Produktivmandanten bleiben zwei aktive Flows dauerhaft kostenlos – kein Testzeitraum, der abläuft.
- Unbegrenzt testen in der Sandbox
- 2 aktive Flows dauerhaft kostenlos
- Keine Kreditkarte nötig